ビジネスマナーとは、ビジネスを行っていく上で必要な現場における配慮や、ビジネスやビジネス上の人間関係を円滑に進めていくために必要な礼儀作法のことです。

一般的な「マナー」は、社会全体の人間関係を円滑にしたり秩序を守ったりするための礼儀作法であるのに対して、ビジネスマナーはビジネスシーンで必要とされるマナー全般のことを言います。具体的なビジネスマナーの内容としては、身だしなみや言葉遣いなどの基本マナー、お客様へ対応する際に必要なマナー、電話対応のマナー、組織活動におけるマナー、冠婚葬祭などのマナーなどです。

なぜ、このようなビジネスマナーが必要なのでしょうか。

その理由は、仕事をしていく上で上司や他部署の先輩、社外のお客様など世代やキャリアが異なる相手と接するシーンが多くなるからです。

このような人たちとのコミュニケーションを円滑に進めるための潤滑油となるのが、ビジネスマナーなのです。

ビジネスマナーには、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。

ここでは、基本のビジネスマナーについて解説していきます。

身だしなみ、服装

ビジネスシーンでは、第一印象となる「見た目」が重要視されます。

仕事で成果を挙げれば服装や身だしなみなどはどうでもいいのではと考える方もいらっしゃると思いますが、それは間違いです。

人に不快感を与えないように「身だしなみ」を整えることで、相手の信頼を得やすくなり、その後のビジネスも円滑に進みやすくなります。

身だしなみの中でも最も重要視されるのは清潔感なので、しわの無いスーツや磨かれた靴、奇抜では無いヘアスタイル、体系に合った洋服といったポイントをおさえて、相手に清潔感を感じさせることができるよう身だしなみを整えるようにしましょう。

挨拶

社内・社外を問わず、多くの人と円滑に仕事を進めるためには、しっかりとした挨拶を行い、日常的にコミュニケーションを取る必要があります。

社外の人に対しても、自分の仕事とは関係がない人であってもしっかりとした挨拶をすることで、自社のイメージアップをはかることができます。

お辞儀

お辞儀には「会釈」「敬礼」「最敬礼」の3つの種類があり、さまざまなシーンで使い分ける必要があります。

会釈とは軽いお辞儀のことで、上体を15度程度前に倒すお辞儀です。

廊下などで上司や社外のお客様とすれ違う際や、目が合ったときにこの会釈を使います。

会釈は軽い挨拶ですが、立ち止まってゆっくりと頭を下げると、さらに丁寧な印象になります。

敬礼は最も一般的なお辞儀の仕方で、腰から頭までを一直線になるように伸ばし、状態を約30度程度前に倒すものです。

出社や退社時の挨拶や社外のお客様を迎える時、お茶を出すときなどさまざまなシーンで使われるお辞儀です。

最敬礼は最も丁寧なお辞儀で、体を約45度に倒し、視線を自分の足元に向け深々と頭を下げるお辞儀です。

深い謝罪や感謝の気持ちを相手に伝えたり、冠婚葬祭などの改まった席での挨拶にこの最敬礼を使います。

目上の人や社外の人に対しての言葉遣い

目上の人や、社外からのお客様に対しての言葉遣いにも気をつける必要があります。

このような方々に対して使用するのは、「敬語」です。

「敬語」と「丁寧語」と「謙譲語」は混同しやすいため、この3つの違いをしっかりと意識して話すようにしましょう。

敬語を使う場合は、特にその敬語が誰に対して敬意を表す言葉なのかを考えて話すことが重要です。

時間を守る

ビジネスシーンにおいて時間を守るということは、自身の信用性に関わる大きな要素であると言えます。

仕事に携わると、出社やクライアントとのアポイント、会議などの決められた時間に遅れることは許されることではありません。

また、決められた納期に仕事が間に合わないなどということもあってはならないことです。

必ず決められた時間を守るようにしましょう。

報連相をしっかりと行う

「報連相」は「ほうれんそう」と読み、報告、連絡、相談の一連の流れを略した言葉です。

仕事を行う上では、この3つのコミュニケーションは非常に重要で、仕事の結果がこの報連相に大きく左右されることから、あらゆる仕事のシーンでこの報連相を実行するようにしましょう。

名刺交換

日本が「名刺社会」と呼ばれているように、外部の人に自己紹介をする際には名刺が必須のものとなっています。

この名刺交換を行う際に、最もタブーとされているのは名刺を切らしていたり忘れていたりすることです。

そのため、どのような場合でも必ず自分の名刺を持ち歩くようにしましょう。

仕事を行う際にも、マナーは存在します。

ここでは、仕事を行う上で必要最低限のマナーについて解説していきます。

電話対応

電話対応にも、さまざまなマナーが存在します。

電話が鳴ったら、2コール以内に電話をとるようにしましょう。

3コール以上になった場合には、「お待たせいたしました」と忘れずに一言添える必要があります。

また、電話ではお互いの顔が見えず声だけで応対するため、暗い声で応対してしまうと相手に非常に悪い印象を与えてしまいます。

少し声を張って、明るく元気のよい話し方で対応するようにしましょう。

また、電話の内容で会社名や相手の名前、要件など重要な事柄が出てきた場合にすぐにメモをとることができるように、電話の傍には必ずメモとペンを用意しておきましょう。

メール

ビジネスでメールを送る際には、件名・本文の書き方のポイントを抑えておく必要があります。

件名は、本文全体の要約となるような件名をつけるようにしましょう。

内容が分からない件名の付いたメールを送付した場合、数多くのメールに埋もれてしまい相手に読んでもらえないことも考えられます。

本文は、相手の社名、部署名、肩書、氏名、敬称から書き始めます。

1行目に社名、2行目に部署名、3行目に肩書・氏名・敬称を書くのが一般的です。

社名は（株）などと略さず、正式名称を書くようにしましょう。

冒頭で「いつもお世話になっております」と簡単に挨拶をし、自分の名前を名乗った後に要件を書いていきます。

要件に関しては、5W2H（いつ、どこで、誰と、なぜ、何を、どのように、いくらで）を意識して、簡潔にまとめます。

メールの最後には、自分の会社名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレスなどを記載した署名を入れます。

なお、ビジネスメールに顔文字や（笑）などを使用してはいけません。

文書作成

仕事で作成する文書のほとんどは、社外文書です。

社外文書には依頼状や見積書などの「連絡文書」と、挨拶状や案内状、お礼状などの「社交文書」の2種類があります。

社外文書を作成する際には、会社を代表する文書を作成しているという意識を持つようにしましょう。

ビジネスマナーは、実習（ロールプレイング）を用いて研修を行うことで、効率よく身につけることができます。

そのため、新人研修にビジネスマナーの実習が盛り込まれている企業は非常に多くなっています。

実習を用いてビジネスマナーへの理解を深めることは、非常に重要なことです。

そのため、実習は役割を変えるなどして何度も繰り返し行う必要があります。

障害がある方の就労移行支援サービスであるatGPのジョブトレでは、ビジネスマナーの中でも事務系の仕事に特に求められる電話対応マナー、ビジネス文書マナーなどについての実習を行っています。

このような実習を繰り返しビジネスマナーを身につけることで、障害がある方でも就職や転職を有利に進めることができるでしょう。

ここまで、仕事を行う際に重要な役割を果たすビジネスマナーについて解説してきました。

ビジネスマナーとは何かといったことや、それぞれのビジネスマナーで気を付けるべきポイントについてお分かりいただけたと思います。

どんなにその仕事に対するスキルが高くても、しっかりとしたビジネスマナーを身に付けていないと社外はおろか社内の人からも信頼を得ることはできません。

これから障害を抱えながら就職や転職をしようとお考えの方は、今一度自分にしっかりとしたビジネスマナーが身についているかということについて考え、必要であればatGPのジョブトレを利用して正しいビジネスマナーを身に付けておくことをおすすめします。